Er moet een meldingskanaal worden opgezet waardoor de klokkenluider een vertrouwelijke melding kan doen en zijn identiteit en in de melding genoemde derden beschermd zijn. Bovendien mag onbevoegd personeel geen toegang hebben tot de meldingen.

Meldingskanalen maken schriftelijke of mondelinge rapportage, of beide, mogelijk. Mondelinge meldingen zijn mogelijk per telefoon of via andere voicemailsystemen en, op verzoek van de melder, door middel van een fysieke ontmoeting binnen een redelijk termijn.

Indien mogelijk moet de melder binnen de 7 dagen een bevestiging van ontvangst van de melding krijgen.

De melding moet behandelt worden door een onpartijdige persoon of afdeling. Dit mag de zelfde persoon of departement zijn die de melding ontving. Er moet zorgvuldige follow-up door de aangewezen persoon of afdeling worden voorzien.

Er moet op een redelijke termijn feedback worden gegeven op de melding. Niet langer dan drie maanden na de ontvangstbevestiging of, indien de melder geen ontvangstbevestiging heeft ontvangen, drie maanden na de 7 dagen om de ontvangst van de melding te bevestigen.

Er moet duidelijke en gemakkelijk toegankelijke informatie worden voorzien over de procedures voor een externe melding aan de bevoegde autoriteiten.